Agenda notulen vergaderingen bestuur

Vergadering woensdag 9 december 2009 te Bronbeek Arnhem

Aanwezig waren:
Jan Verdonschot, voorzitter, Ine Luycks van Gils 2^e penningmeester, Wim Veldman
1^e penningmeester en Marianne Lankhuizen, secretaris.

Agendapunten:
Bestuursfuncties.
Penningmeesterschap,
Bezoeken.
Reunie.
Overige punten.

Bestuursfunctie:
Marianne Lankhuizen deelde mede dat Joop Pragt regelmatig ook inzage heeft in bepaalde stukken betreffende 2-6RI, i.v.m. drukte vanwege het niet goed functioneren van het bestuur. Dit ter kennisgeving.. Geen van de bestuursleden had daar enig bezwaar tegen. Joop ambieert geen enkele bestuursfunctie

Het penningmeesterschap.
Marianne en Ine dragen aan dat er meer duidelijkheid in het financiële plaatje moet komen en dat het contact steeds heel moeizaam verloopt met aanvragen subsidie en andere financiële aangelegenheden. Er komt hierdoor onnodig veel stress en meer werk voor Marianne.
Wim Veldman vindt helemaal niet dat er geen openheid is. Hij heeft alles in zijn bezit en keurig netjes in zijn beheer. Kan zo alles nakijken.
Ook wordt aangedragen dat er totaal geen inzicht is in het financiële gebeuren.
Wim geeft aan in een telefoongesprek met Marianne Lankhuizen dat 2-6RI in de rode cijfers staat, maar de volgende dag vertelt hij tegen Jan Verdonschot dat er nog ruim 7000 euro in kas is.
Marianne geeft aan dat zij zich hierover heel veel zorgen heeft gemaakt na het telefoontje van Wim en de hele avond, nacht en de volgende dag heeft lopen piekeren hoe het verder moet met 2-6RI , het boekje en al de andere dingen die op stapel staan. Marianne vindt het onnodig wreed om iemand zo in de stress te laten zitten.

Wim draagt aan dat er wel degelijk sprake van een verlies is. Met verleden jaar vergeleken is er door het secretariaat dit jaar € 136,34 meer uitgegeven.
Wim spreekt Marianne aan in de derde vorm met ze en zij. Marianne verzoekt Wim haar rechtstreeks met haar naam aan te spreken.

Wim geeft aan dat hij, ondanks verscheidene verzoeken van Marianne, expres de kleine kas niet aan heeft gevuld vanwege de, volgens hem, al de te hoge kosten van het secretariaat.. Marianne geeft aan dat zij nu onkosten van haar eigen rekening betaalt. Hetgeen bestuurlijk gezien onjuist en niet acceptabel is.


Jan vraagt wat er dan aan inkomsten is geweest als er van een verlies wordt gesproken door Wim.
Marianne en Ine weten dat niet omdat Wim alles in eigen beheer houd.
Wim geeft aan dat hij wel de donaties doorgeeft voor het boekje en Marianne bevestigt dat.
Welk bedrag dat is weet hij zo niet te vertellen. Marianne deelt mede dat het bedrag aan donaties
€ 499,50 euro is. De loterij 251,50 euro heeft opgebracht.
Ine berekent met natte vinger dat er € 1050,- is binnengekomen. Reüniebijdrage, loterij en donaties. Dat daar twee maal de drukkosten van het boekje Sepatoe Roesak nog moeten vanaf moeten.

Ine constateert dat er gewoon puur winst gedraaid wordt op de reünies.
Waarom er dan sprake is van verlies.?


Geld moet gebruikt worden voor 2-6RI want het is geld bijeengebracht door 2-6RI.
Wim verdedigt zich door aan te voeren dat hij zo goed mogelijk de kas beheert en zo zuinig mogelijk alles doet.
Jan Ine en Marianne beamen dat hij zeer zeker goed de kas heeft beheerd maar dat er nu nog mannen van 2- 6 in leven zijn die van het geld kunnen genieten. Er wordt van uit gegaan dat er nog drie keer een reünie zal zijn en dat dan het grotendeel van 2-6RI is overleden.
Waarom dan nu blijven oppotten voor later. Later is nu.

Jan is zeer verwonderd dat Ine en Marianne geen inzicht hebben in de financiën. Wim zegt dat hij alles netjes bijhoudt en zo kan opzoeken.
Maar met bankafschriften kan je dat niet, geeft Ine aan. Er moet een overzicht zijn van alle inkomsten en uitgaven en er in een opslag te zien moet zijn wat er aan uitgaven en inkomsten en eindsaldo is. Ine maakt ruwweg een schetst hoe dit overzicht eruit moet zien. Wim ziet dat niet zo zitten. Vindt zijn manier overzichtelijk genoeg. Voor Ine, Jan en Marianne werkt dat niet, omdat er nu geen openheid is.
Marianne vraagt Ine of zij in het vervolg niet deze taak op zich wil nemen om de berekeningen te maken en dat als 1^e penningmeester en of Wim akkoord gaat om dan 2^e penningmeester te worden.

Wim is bang dat het opgespaarde geld in een keer opgemaakt zal worden omdat in zijn ogen nu toch al te royaal gebruik gemaakt wordt van het kastegoed.
Ine Marianne en Jan geven aan dat dit helemaal niet de opzet is.
De opzet voor het wisselen van penningmeesterschap is dat berekeningen, beramingen voor subsidie wel moeten kloppen. Indien er controle zou komen, rammelt het nu aan alle kanten en bestaat de kans dat alles terugbetaald moet worden. Ine wil niet langer haar handtekening onder twijfelachtige aanvragen zetten.
Marianne draagt ook nog aan dat zij hoofdelijk verantwoordelijk wordt gesteld aangezien zij de reünie en de subsidie indient.
Wim heeft moeite om het 1^e penningmeesterschap uit handen te geven. Uiteindelijk stemt hij toch toe dat Ine zijn plaats inneemt. Jan, Ine en Marianne garanderen Wim nogmaals dat zij niet de kas zullen plunderen en dat het doel, de reünie en de mannen van 2-6RI voor hen voorop staat.


Ine meldt dat Gerrit van Gils haar adviseert bij opheffing van 2-6RI niet meer dan € 2000,- op de rekening te hebben.
Als 2-6RI op houdt te bestaan, gaat al het geld naar monument in Roermond om bij de jaarlijkse herdenking een bloemstuk te laten leggen. Het is beter om het bedrag boven de 2000 euro te gebruiken voor de mannen van 2-6 die nog in leven.


Marianne draagt aan dat zij na haar scheiding geen bronnen heeft die haar enveloppen, papier en overige kantoorartikelen gratis leveren. Zij ook niet langer een inktvergiftiging wil oplopen door stempels af te wrijven om postzegels her te gebruiken en er wat bezoeken zijn afgelegd bij sobats.

Besloten is door het bestuur dat nadat Ine de boekhouding voor haar in orde heeft het maandelijkse bedrag, 34,- euro dat aan het secretariaat voor UPC, onkosten internetverbinding i.p.v. telefoononkostenvergoeding, automatisch van de rekening 2-6RI naar Marianne haar rekening wordt overgemaakt.


Bezoeken
Marianne voert aan dat er trouwe bezoekers van de reünie zijn bezocht omdat zij al enige keren niet meer op de reünie aanwezig konden zijn. Bij de Limburgse Jagers gehoor gegeven is aan uitnodiging voor de van Pfaffdag om zo contacten te blijven onderhouden met het moederbataljon. Wim zegt alle officiële uitnodigingen van Limburgse Jagers al jarenlang af.

Er sobats jubilea hebben gevierd, waarbij een bloemetje namens 2-6RI werd overhandigd, zoals bij sobat Eversen, die 90 jaar werd.
Deze bezoeken worden door de sobats enorm gewaardeerd en Marianne vind het belangrijk om deze contacten te blijven onderhouden om zo de club bij elkaar te houden.
Het geld in kas is toch bestemd voor de mannen van 2-6RI en daar wordt het op deze manier dus ook aan hen besteed.

Wie wil er eventueel ook wil inspringen omdat er steeds meer sobats aan huis blijven gebonden maar graag contact willen houden.
Jan oppert om sobats in de buurt te vragen. Ine wil zichzelf ook beschikbaar stellen maar heeft bijna geen vrije tijd, maar vragen kan altijd.
Jan oppert dat alleen bij belangrijke jubilea zoals bij sobat Eversen zelfs het volledige bestuur wel aanwezig zou moeten zijn!

Marianne deelt mede dat zij, om de reiskosten te drukken, al in het boekje van december de
2-6RI-ers die geen gebruik van het gratis vervoer met de trein vraagt om toch de jaarlijkse 2 kaartjes vrij vervoer NS aan te vragen bij het veteraneninstituut en die op te sturen naar het secretariaat. Zodat medeveteranen gebruik kunnen maken van deze kaartjes om toch de bezoeken kunnen afleggen.
Allen vinden dit een heel goed idee.
Besloten is ook om deze bezoeken voortaan in overleg te doen. Jan, Ine en Wim vragen om voortaan eerst zo’n bezoek aan te kondigen.


Ine draagt aan dat haar vader , Gerrit van Gils, nog steeds hoofdelijk verantwoordelijk is bij de Rabo-bank en zijn pas nog steeds niet is overgeschreven op een machtiging voor Ine
Gerrit heeft dit al enige jaren aangegeven dat hij zich ernstig zorgen daarover maakt.
Wim draagt aan dat er o.a. geen tijd voor is geweest, geen afspraak gemaakt, Ine zou het te druk hebben. Een machtiging niet schriftelijk kan worden geregeld, terwijl andere leden van het bestuur geen bezwaar zien en andere ervaringen hebben.
Ine wil direct vandaag regelen om de afspraak bij de bank te maken om het in orde te maken met de pasjes. Met agenda erbij is tussen Ine en Wim afgesproken dat op 13 januari de bankzaken geregeld gaan worden. Meteen wordt dan aangevraagd dat Ine en Wim ieder de bankafschriften toegezonden krijgen.


Reünie.
Marianne stelt voor om drie danseressen van dansgroep Dewi op de reünie te laten optreden. De drie danseressen vragen € 175,- voor twee maal 15 minuten optreden. Dansgroep Dewi brengt zelf muziek (CD ) mee. Bijkomende voorwaarden zijn: maaltijden, consumpties en een bloemetje na het optreden. Totaal dan € 280,- euro.
Het voorstel van Jan, een optreden van een muziekgroep voor 600 euro is meteen afgewezen vanwege de te hoge kosten.
Het voorstel danseressen is wel aangenomen, maar met bedenkingen van Ine en Wim, omdat zij nimmer een optreden tijdens reünie of bijeenkomst hebben meegemaakt en dus niet weten hoezeer dit soort evenementen gewaardeerd wordt door de sobats.
Marianne neemt contact op met Dewi en zal proberen om nog iets van de prijs af te krijgen.

Overige punten:
Nieuwe rouwkaarten laten drukken of niet.
Marianne deelt mee dat er nog maar drie rouwkaarten zijn.
Ine brengt in dat zij bij “Kruitvat” goedkoop verkrijgen kan.
Aangezien destijds de kaarten speciaal zijn ontworpen in opdracht van Gerrit van Gils en naar Marianne meent sobat Offermans, is door het bestuur besloten om een 60 tal kaarten te laten drukken.
Jan zal Frans Leijten hier voor benaderen en zal een `vriendenprijs`proberen te regelen.
Wim geeft aan dat hij zo´n kaart niet heeft gezien, Ten overvloede merkt Marianne op dat hij ook dan ook nog niet overleden is!

Blad Limburgse Jagers wordt niet meer ontvangen. Marianne heeft Wim wel de acceptgiro voor de contributie toegezonden. Wim vermeld dat hij inderdaad niet de 10 euro heeft overgemaakt.
Het is belangrijk om contact te blijven houden met Limburgse Jagers.
Marianne neemt contact op met Limburgse Jagers om betaling weer te regelen.

Afschrijven pc secretariaat
Marianne draagt aan of er rekening wordt gehouden met het afschrijven van de pc.
In vijf jaar is een pc afgeschreven.
Wim zegt een pc gaat minstens 10 jaar mee. Ine heeft ook nog een pc.
Marianne geeft aan de zij de helft in onkosten zelf heeft bijdragen in 2005.
PC is voor de helft eigendom 2-6RI .
Ine zal hier rekening mee houden en vind het goed dat het ter sprake wordt gebracht aangezien het wel in de boekhouding moet worden opgenomen.

Na afhandeling van dit laatste agendapunt is de vergadering gesloten.




Nog niet ter sprake gekomen zijn de volgende vragen:

Wanneer wordt de kleine kas weer aangevuld?

Van hoeveel inschrijvingen gaan we uit voor de subsidieaanvraag? ( Dit hangt o.a. af van de beantwoording van de onderstaande vragen.)

Nodigen we alleen 2-6 RI uit of net als voorgaande keren 1-15RI en 2-7RI ook?. Of vragen we de onderdelen die gelijktijdig met 2-6RI in omgeving Semarang hebben gediend?
Gaan we ervan uit : wie komen wilt, is welkom indien de entree maar wordt betaalt?

Mag er een aantal leuke prijzen worden gekocht voor het einde van de loterij?
Ik zag onlangs bij Lidil een stoomstrijkijzer voor 9 euro. Ook blokker stunt regelmatig met elektrische apparaten voor een heel klein prijsje.

Bestuursvergadering 2-6RI 24-02-2010


Aanwezig: Jan Verdonkschot, Wim Veldman, en Ine van Gils
Afwezig met kennisgeving: Marianne Lankhuizen

Jan heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering.

Sinds begin februari hebben zowel Wim als Ine inzage in de gelden van 2-6-RI. Ine kan sinds die datum ook internet bankieren op deze rekening. Dit zal ertoe bijdragen dat declaraties anders en sneller moeten/ kunnen.

Hoe declareren van gemaakte kosten?

De bonnen van de gemaakte kosten per post opsturen naar Ine. Die zorgt dat binnen een week de gedeclareerde kosten worden overgemaakt op opgegeven bankrekening. Declaraties worden binnen een week afgewerkt (behoudens vakantie). Bijzondere uitgaven die buiten toegestane budget vallen moeten ter goedkeuring vooraf bij bestuur worden aangevraagd. Vanaf April worden er ook geen voorschotten meer gegeven in de vorm van kasgeld. Zodoende is alles meteen zichtbaar in de administratie.

Bestuursvergaderingen

Twee maal per jaar worden bestuursvergaderingen gehouden te weten April en December
In April zal de inhoud hoofdzakelijk gaan over de reünie en lopende zaken.
In December evaluatie afgelopen jaar, en vaststellen budgetten voor het komende jaar.

Budget secretariaat

UPC: Volgens afspraak met Ger van Gils was het toegestaan om 10,00 euro per maand te declareren voor internet kosten. Dit is ook gebeurd tot April 2006. Na deze datum is zonder goed overleg steeds 35,00 euro gedeclareerd. Dit vindt het huidige bestuur te hoog. Het bestuur heeft dan ook besloten om dit bedrag nodig voor UPC internet terug te brengen naar 17,50 euro per maand. Dit bedrag zal maandelijks per April 2010 worden overgemaakt naar rekening 97.21.38.021 onder vermelding van” bijdrage UPC 2-6RI. “. De overige jaarlijkse kosten van website beheer o.a..lycoswebsite min domein ad. € 88.83 en strato website ad. € 20,95 zullen ook voor kosten van 2-6-RI komen.

Budget reünie

Bij binnenkomst van reüniedeelnemers wil het bestuur als verrassing geen inschrijfgeld vragen. Dit is bedoeld voor 2-6RI sobat met partner. Ook gezinsleden( dochter, zoon ) die sobat begeleiden willen we deze dag gratis laten deelnemen. Ook de Overste en Kapitein van Brakel hoeven uiteraard niet te betalen in 2010. Deelnemers die geen sobat of gezinslid van 2-6-RI zijn betalen het normale bedrag van € 15,00. Door deze actie zal het spaarbedrag in 2010 verminderen met ongeveer € 1400,00

Prijzen budget is vastgesteld op € 250,00. Door Marianne zijn al enkele prijzen aangekocht t.w.v. € 27,40. Dit zal in mindering gebracht worden op budget. Ine draagt zorg voor de overige aankopen van loterijprijzen.

Boekje
Ook dit jaar zal het boekje twee maal verschijnen. Een maal in April voor de reünie, en eenmaal in December net voor kerst. De kosten hiervoor zijn inclusief verzendkosten begroot op € 450,00.


Attenties bij jubilea
Gewone verjaardagen ontvangen de Sobats een verjaardagskaart. (Wim verstuurd deze).
Verjaardagen bv. 90, 95jaar, enz. € 25,00.
Bruiloften 50, 60 jaar enz. € 50,00.
Deze bedragen zullen worden overgemaakt op de rekening van de jubilarissen. Natuurlijk ontvangen ze ook een mooie felicitatie kaart namens het bestuur.( Wim).


Benzine declaraties
Bestuursvergaderingen: A.N.W.B. norm
Bij begrafenissen worden in overleg met bestuur kosten vergoed.?????????????
Buiten bestuursvergaderingen worden er geen benzine kosten vergoed, mits er een dringende reden is. Vergoeding wordt alleen betaald als er vooraf akkoord is gegeven door het bestuur.

Rondvraag
Jan: Verzoekt als er correspondentie gevoerd wordt namens 2-6-RI, graag verzenden en tekenen namens bestuur en niet op persoonlijke titel.

Wim: niets

Ine: Heeft verzoek aan Wim om bij de Rabobank een spaarrekening te openen. Nu staat al het geld op de lopende rekening en daardoor missen we toch wel wat rente. Wim gaat informeren en komt hier op terug.

Jan sluit de vergadering.
Volgende vergadering staat voorlopig gepland op Woensdag 1 december.

Voor dit verslag, Ine van Gils



P.S. De verrassing met de reünie om geen inschrijfgeld te vragen willen we vormgeven door in het boekje zoals altijd 15,00 pp te vragen, en bij binnenkomst dit niet te innen. Graag deze actie binnen bestuur houden.


Mevrouw, meneer,

Op 28 januari 2010 werd het secretariaat van 2-6RI uitgenodigd voor een begrotingsvergadering.
Deze vergadering was uitgeschreven door de 1^e penningmeester en 2^e penningmeester van bestuur reüniecommissie 2-6RI.
Om de kosten te drukken werd als vergaderruimte het huis van de 2^e penningmeester aangeboden.
De vergaderdatum, woensdag 24 februari 2010, stond voor drie leden van het bestuur bij voorbaat al vast. Meerdere verzoeken van het secretariaat daarover in onderling overleg te beslissen (zoals voorde bestuursvergadering van december 2009 wel werd gedaan) werden door drie bestuursleden genegeerd. Het secretariaat was daardoor niet in de gelegenheid aanwezig te zijn.
Ook het verzoek om de begrotingsvoorstellen per e-mail op te sturen naar het secretariaat werd niet beantwoord.

Het lijkt nu een begrotingsvergadering te zijn geworden die met een natte vinger is opgesteld.
Natuurlijk was dat te voorzien met een penningmeester die vele jaren geen verantwoording betreffende zijn daden voor 2-6RI aan het bestuur aflegde.
Dat heeft als gevolg gehad dat de penningmeester de 2-6RI sobats vele honderden en misschien wel duizenden euro’s te kort heeft gedaan.
Wellicht is het niet dramatisch, maar het verlies van zoveel geld is voor de 2-6RI groep jammer.
Maar ook het bestuur heeft hier schuld aan. Hoewel het secretariaat van
2-6RI aan de penningmeester van 2-6RI vele malen om een gespecificeerde begroting heeft gevraagd bleef deze volharden in zijn weigering daaraan te voldoen. Tijdens de bestuursvergadering van 9 december 2009 te Bronbeek heeft het bestuur verzuimd de penningmeester te bedanken voor zijn werk in de afgelopen jaren en had direct daarna de nieuwe 1^e penningmeester moeten installeren zoals tijdens die vergadering al was besloten.
Reeds geruime tijd voor, en ook tijdens, de bestuursvergadering in Bronbeek waren 3 van de 4 bestuursleden het ervoer eens dat het moeizaam werken was met de 1^e penningmeester. Ondanks zijn vrijwillige bijdrage heeft deze persoon te weinig kennis van zaken en is niet van plan daar verbetering in aan te brengen.
Daar plukt nu 2-6RI de wrange vruchten van.

Op de vragen die tijdens de bestuursvergadering niet besproken zijn maar wel vermeld zijn in de notulen, is geen reactie binnengekomen.

Gelukkig schijnt er nu licht in de duisternis te komen.
Het is een verlichting voor het secretariaat dat er nu een notulist is bij gekomen die ook vergaderingen uitschrijft. In het verleden had het secretariaat daar geen enkele moeite mee maar vele handen maken het werk licht!

Aan het secretariaat zijn per e-mail toegezonden:

notulen van de begrotingsvergadering welke is gehouden op 24 februari 2010.

De in deze begrotingsnotulen vermeldde voorstellen zullen vanzelfsprekend door alle bestuursleden bekeken worden.
Hoewel het moeilijk is een weloverwogen oordeel te kunnen geven zonder uitgebreide duidelijke balans van voorgaande jaren en gespecificeerde begroting voor 2010.
Op de eerstvolgende bestuursvergadering moet dit zeer zeker worden besproken. Dan zal er ook worden beslist over eventuele af- of goedkeuring.

De begrotingsvoorstellen laten toch nog vele vragen onbeantwoord.
Het verdient lof dat het bestuur nu de uitgaven nauwlettend in de gaten houdt. Maar de opmerking dat de bijdrage van €35,- voor internet van het secretariaat 2-6RI zonder goed overleg is gebeurd kan worden weerlegd met de notities van het boekjaar 2006. Bij deze beslissing tot verhoging, tijdens de reünie van 11 mei 2006, waren meerdere bestuursleden aanwezig. De verhoging is toegepast op voordracht van op de begrotingsvergadering aanwezige voorzitter.
Natuurlijk is vermindering (hoewel het bedrag al was goedgekeurd door 2^e penningmeester) bespreekbaar indien dit in het belang is van de 2-6RI sobats.

Ook het niet meer geven van voorschotten in de vorm van kasgeld is een zinnig onderwerp voor discussie.
De gedachte komt hierbij op of het snelheidverhogend werkt en meer duidelijkheid schept voor een z.g. geoefend penningmeester.

Het declareren van gemaakte kosten lijkt wellicht een goede oplossing met het opsturen van de bonnen naar de 2^epenningmeester.
Er verandert niet veel, maar misschien is het een stukje ontlasting voor de 1^e penningmeester. Die had in het verleden al moeite om vragen te beantwoorden.

Volgens de notulen lijkt het nu dat er 3 mensen inzage hebben in de gelden van 2-6RI kas? Waarvan zelfs één geen zitting heeft in het bestuur. Het is waarschijnlijk niet juist de derde, zeer gewaardeerde, persoon, die al persoonlijk heeft laten weten door zichtvermindering slecht mobiel te zijn en door nog maar weinigen wordt geholpen met verplaatsen, nog te kunnen laten beschikken over de kas van 2-6RI.

Het is fijn te merken dat sobats bij hun verjaardag wederom een verjaarskaartje mogen krijgen. Wel moet er streng worden op toegezien dat overleden sobats geen verjaarskaart krijgen, iets wat in het verleden wel gebeurde! Zij zullen er geen weet meer van hebben maar het kwetst nabestaanden vreselijk.
Bovengemelde geldt eveneens voor de aan overleden sobats verzonden boekjes.

De termen ‘overleg met bestuur’ en ‘akkoord bestuur’ roepen weer vragen op en laten zien dat deze begrotingsvoorstellen niet goed uitgewerkt zijn en zeer zeker meer overleg behoeven.
Dat kan dan uitstekend gebeuren tijdens de, op de afgelopen begrotingsvergadering van 24 februari al geplande, algemene bestuursvergadering op donderdag 1 april 2010.



Het secretariaat nodigt u alvast uit voor deze vergadering welke zal aanvangen om 11.00 uur. Het voornemen is de vergadering te houden in Brielle alwaar dan de 1 april festiviteiten worden gehouden en men elkaar op die dag traditiegetrouw in het ootje neemt. Mocht u liever, om kosten te besparen,bij het secretariaat thuis vergaderen dan bestaat vanzelfsprekend die mogelijkheid ook.

Het voornemen om tijdens de reünie geen inschrijfgeld te vragen is mooi, maar wel in het boekje het inschrijfbedrag van €15,- te vermelden, doet enigszins kinderachtig aan. Het bestuur dient wel rekening te houden met het feit dat de sobats van 2-6RI volwassen mannen en vrouwen zijn die de traditionele reünie bezoeken.

Mocht u anders over dit schrijven denken of verhinderd zijn om deel te nemen aan de vergadering van 1 april a.s., laat het dan zo spoedig mogelijk aan het secretariaat weten. Vermeld dan ook gelijktijdig welke agendapunten u graag op de agenda voor 1 april 2010 geplaatst wilt zien.

Getekend,

Secretariaat reüniecommissie 2-6RI

De secretaris, Mevr. M.W.C.A. Lankhuizen

Hoogvliet 22 maart 2010

Mevrouw, meneer,

Hier de uitnodiging voor de algemene bestuursvergadering voor overleg betreffende diverse zaken. Laat het uitgangspunt zijn: voor de sobats van 2-6 R.I.

De vergadering wordt gehouden op donderdag 1 april 2010
Om kosten en tijd te besparen wordt er vergaderd op:
Schakelpad 12,
3192 JH Hoogvliet.
Aanvang vergadering: 11.00 uur.

Agendapunten:

Opening en welkom.
Mededelingen.
Bespreking notulen van de vorige bestuursvergadering d.d. 9 december 2009.
Bespreking notulen van de begrotingsvergadering d.d. 24 februari 2010.
Bespreking aanvraag subsidie reünie 2010.
Bespreking invulling boekje reünie.
Bespreking uitnodiging en invulling aanmeldingsformulier reünie.
Bespreking taken bestuur op reünie.
Bespreking vaststellen aantal consumptiebonnen voor sobats, bezoekers, gasten en belangstellenden ( wie krijgt wat )
Bespreking toegangsprijs genodigden, gasten, sobats en belangstellenden.
Bespreking uitvoering heffen van toegangsgelden.
Bespreking herdenking gesneuvelde sobats en overledenen afgelopen jaar.
Bespreking aankoop kaarsen herdenking
Bespreking prijzen loterij en verkoop loten.
Bespreking prijs van de loten.
Bespreking telling opbrengst van de loterij en ontvangen donaties tijdens verkoop loten.
Bespreking aanvangstijden optreden dansgroep
Bespreking bloemen dansgroep, keukenpersoneel en bediening.
Bespreking inzage voor sobats van financieel overzicht kasgelden 2-6RI.
Bespreking herziening bestuurstaken.
Vaststelling verantwoordelijkheden bestuursleden.
Bespreking dingen die nog ter tafel komen.
Rondvraag.
Vaststelling datum volgende algemene bestuursvergadering.
Afsluiting vergadering.


Gezien de lange agenda is het noodzakelijk om op tijd aanwezig te zijn.
Het hoeft geen nadruk te hebben dat voor een accuraat en vlot verloop van de vergadering het meebrengen van de stukken betreffende te bespreken agendapunten een plus zou zijn.

Om de kosten te drukken zal de lunch op het Schakelpad worden verzorgd.
N.B.
Mocht bij aanvang van de vergadering blijken dat er niet voldoende bestuursleden aanwezig zijn, zal door het secretariaat voorshands een volgende vergadering vastgesteld worden.

Tot donderdag 1 april 2010.

Namens secretariaat reüniecommissie 2-6 R.I.

De secretaris,
Mevr. M.W.C.A.Lankhuizen

Vergadering met uitgangspunt: de sobats van 2-6RI.


Bestuursvergadering te Hoogvliet 1-4-2010 11.00uur

Aanwezig: secretariaat Marianne Lankhuizen.
Afwezig: voorzitter Jan Verdonschot, wegens persoonlijke motieven.
Afwezig: 1^e penningmeester W. Veldman, zonder kennisgeving.
Afwezig: 2^e penningmeester Ine Luycks van Gils, met kennisgeving van niet kunnen en “het gehad te hebben”.


1.Marianne opent de bestuursvergadering en wijst op het uitgangspunt van deze
bestuursvergadering: voor de sobats van 2-6 R.I.
Zij constateert dat de overige bestuursleden niet aanwezig zijn. Marianne betreurt de gang
van zaken en vraagt zich af of het houden van deze vergadering dan wel nodig is c.q. nuttig
is. Volgens haar verliezen de overige bestuursleden het doel van deze vergadering: het
houden van de reünie in het jaar 2010 voor de sobats van 2-6RI, volledig uit het oog. En
geven blijk het eigenbelang te stellen boven die van de sobats.
Toch is zij van mening dat het noodzakelijk is de agendapunten te bespreken en
beslissingen te nemen die de voortgang van de reünie donderdag 6 mei 2010 mogelijk
maken.
Zij beslist de bestuursvergadering te sluiten en een nieuwe bestuursvergadering
uit te schrijven voor 11.30uur, om de overige bestuursleden alsnog in de gelegenheid te
stellen om te verschijnen.


Bestuursvergadering donderdag 1-4-2010 11.30 uur.
Aanwezig: Marianne Lankhuizen, secretaris
Aanwezig: Joop Pragt, toegevoegd lid.


1. Marianne opent de vergadering, benoemd zich tot voorzitter en vraagt Joop als
penningmeester op te treden.
Reden is: gebrek aan betrokkenheid van overige bestuurleden, Joop gaat akkoord.
Als zijnde een interim-bestuur worden nu besluiten genomen enkel en alleen ten bate
van sobats 2-6RI.

2. Marianne neemt de leiding op zich.

3. Notulen vergadering 9 december 2009. Er is geen reactie op binnen gekomen, dus worden
goedgekeurd.

4. Voorstellen begrotingsvergadering 24 februari 2010.
Alle voorstellen worden verworpen.

5. Subsidie 2010.
Besloten wordt de subsidie voor 2010 wel aan te vragen.
Het secretariaat zal dit op zich nemen. De penningmeester Joop gaat hiermee akkoord.
Het secretariaat eist daarom van de heer W. Veldman i.v.m. deze aanvraag in het
belang van de sobats 2-6R.I nu onmiddellijk inzage geven in balans, jaaroverzichten
en bankafschriften.

6. Boekje wordt ingevuld door de redactie in opdracht van het secretariaat.

7. Aanmeldingsformulier wordt zoals altijd opgemaakt door secretariaat.

8. Taken bestuur reünie.
Joop ontvangt sobats, schrijft in en geeft envelop aan bezoekers.
Marianne ontvangt gasten in de zaal, verzorgt opstelling prijzen, ontvangt danseressen,
stelt tafel op voor herdenking, verzorgt zelf bloemstuk en kaarsen voor
herdenkingstafel en is aanspreekpunt.
Joop zal de gehele reünie optreden als ceremoniemeester. (zie dagprogramma)

9. Prijzen loterij en verkoop loten
Ingebrachte prijzen worden verloot. De loten worden bij binnenkomst al te koop
aangeboden.

10. Prijzen loten
Loten worden verkocht voor 2,50 per bundel van 5 loten.

11. Na afloop van de loterij worden de opbrengsten van de loterij en ontvangen donaties
door Joop en Marianne geteld. Ter plaatse wordt een sobat gevraagd om na te tellen.
Deze bedragen worden nog tijdens de reünie bekend gemaakt aan de sobats en later
vermeld in het boekje en op website.

12. Bij binnenkomst betalen de bezoekers van de reünie € 5, - administratiekosten
secretariaat en ontvangen hiervoor een envelop met 3 consumptiebonnen en een
extra lot voor de loterij.

13. De dansgroep treedt op om 12.45uur, tweede optreden 15.00 uur.
Tijden zijn onder voorbehoud voortgang reünie.

14. Toegangsprijs voor genodigden en gasten is gratis. Sobats en belangstellenden familie
en begeleiders e.d. betalen deze reünie € 5,- administratiekosten secretariaat.

15. Bij binnenkomst aanmelden i.v.m. administratieve verantwoordingen en het in
ontvangst nemen van envelop na betaling van € 5,- .

16. Bloemen e.d.
Marianne koopt de bloemen voor dansgroep (3 bossen) , het keukenpersoneel en
bediening krijgt een gesloten envelop met 100 euro. Marianne koopt een fles wijn (rood)
voor Kapt. b.d. Hr L.v.d. Braken.

17. Marianne zorgt voor kaarsen en bloemstuk op herdenkingstafel.

18. In verband met het weigeren door de heer Wim Veldman en Mevr. I. Luycks-van Gils
betreffende het toezenden aan het secretariaat van het financieel overzicht kasgelden
2-6 RI kan het bestuur hierover geen besluit nemen. Het bestuur is nu van mening dat het
financieel overzicht klaar moet zijn op de dag van de reünie en met aankondiging hiervan
ter inzage voor de sobats moet zijn. Het betreft immers de gelden die door hen opbracht
zijn en hen toebehoren. De weigering tot het opsturen van de financiële stukken is
daardoor de oorzaak dat het niet in het boekje geplaatst is!

19. Herziening bestuurzaken.
Uit respect voor de sobats van 2-6RI en om het voortbestaan van de reüniecommissie te
continueren zal het secretariaat, tevens voorzitter, de reeds eerder genoemde taken
uitvoeren.
Het bestuur neemt bij monde van het secretariaat contact op met de Limburgse Jagers, om
advies te vragen betreffende het voortbestaan van de huidige reuniecommissie 2-6RI.

20. Vasttelling verantwoordelijkheden.
Tijdens deze vergadering werd bij de opening al besloten dat de secretaris Marianne
Lankhuizen, de functie van voorzitter op zich neemt en de heer Joop Pragt als
penningmeester zal optreden. Als interim-bestuur zullen Joop en Marianne zich voor 100
procent inzetten voor de sobats van 2-6RI. Zij zullen trachten het bestuur uit te breiden.

21. Dingen die nog ter tafel komen.
Aangedragen wordt dat de doelstelling van het bestuur niet alleen het verzorgen van de
reünie moet zijn, maar ook het onderhouden van de contacten met sobats, nabestaanden,
families en veteranenrelaties. Hiermede bedoelt het bestuur ook het bezoeken van sobats
die niet meer in staat zijn de reünie te kunnen bezoeken om wat voor moverende reden
dan ook.


22. Aangehaald wordt de tekst, uitgesproken door ons ere-lid en gewaardeerd oud
penningmeester de heer Gerrit van Gils. Hij schreef in de Sepatoe Roesak van
december 2002:
“Ik kwam Marianne Lankhuizen tijdens de reünie 19 september 2002 in de zaal tegen.
Tussen neus en lippen door vroeg ik haar of zij ons kon helpen om het secretariaat voor
ons te runnen. Na een week heb ik haar weer benaderd. En na wat uitleg heeft ze er in
toegestemd om secretaresse te worden, waar ik zeer gelukkig mee ben. Jonge mensen
hebben weer andere ideeën dan wij en het zal best lukken. Daar ben ik van overtuigd. Zij
kan, nadat de laatste van ons is vertrokken, de reüniecommissie ontbinden en de zaken
afhandelen zoals dat destijds door ons is bepaald.
Wij moeten zuinig op haar zijn en alles in het werk stellen dat zij het naar haar zin heeft
bij zo’n stel oude oorlogsveteranen”.

Marianne raakt weer ontroert na het lezen van deze woorden en het vertrouwen wat in
haar wordt gesteld door een van haar sobats.

Marianne stelt voor contact te zoeken met onderdelen Tijgerbrigade, bv 2-7RI, 5-5 RI,
2-13RI, 1RS en eventueel andere onderdelen om te bekijken of het mogelijk is in de
toekomst samen een reünie te organiseren als zijnde de grote Tijgerbrigade reünie. Dit
i.v.m. het steeds meer afnemend aantal sobats per onderdeel.

Marianne betreurt, dat het huidige bestuur tijdens deze vergadering drastische besluiten
heeft moeten nemen. Onenigheid in het bestuur is geen basis voor een goede
samenwerking.
Het langs elkaar heen communiceren is niet in het belang van de sobats 2-6R.I. en het zal
de samenkomsten zeer zeker schaden. Dit alles buiten de schuld van het secretariaat om.

Joop meent dat niet doorgeven van financiële gegevens het uitvoeren van de taken voor het
organiseren van activiteiten ten behoeve van de sobats 2-6R.I. bemoeilijkt.

Juist het door laten gaan van de activiteiten noopt het secretariaat, als organisator hiervan,
tot het nemen van de voorgenoemde drastische maatregelen. Tevens laat Marianne weten
zich uitermate gekwetst te voelen en geschoffeerd is door Jan, Ine en Wim. Deze personen
zijn uit het oog verloren wie het meeste werk doet voor 2-6RI. Marianne is niet voor
niets onderscheiden met de Antoni-waardering.

Joop vindt het onbegrijpelijk dat door het constateren van en wijzen op gemaakte fouten
van het bestuur er zo’n wrijving moet ontstaan met het secretariaat dat het een goed
functioneren van een bestuur, wat juist de sobats ten goede komt, in gevaar brengt.


23. datum volgende algemene bestuursvergadering.
Eerstvolgende bestuursvergadering wordt gehouden op donderdag 25 november.
Dit i.v.m. drukte opmaak en versturen boekje en de naderende feestdagen.

24. Marianne sluit de vergadering af en wenst iedereen een wel thuis.

Notulist: Marianne Lankhuizen, secretaris tevens voorzitter.